Si una actualización puede resolverse con un documento y una herramienta de IA puede registrar, resumir y ordenar lo que se dijo, ¿para qué necesitamos reunirnos? Vilma Núñez propone una respuesta que toca directamente a la industria de reuniones: reservar el encuentro para aquello que exige conversación, criterio, decisiones, creación y conexión humana.

¿Cuántas reuniones de esta semana pudieron ser un documento? Vilma Núñez lanza la pregunta al hablar de inteligencia artificial, trabajo y productividad. La acompañó con una frase todavía más incómoda para una industria dedicada precisamente a reunir personas: “Informar ≠ reunirse”. La inteligencia artificial está haciendo más visible algo que ya ocurría. Buena parte del tiempo que destinamos a reuniones se consume compartiendo información que podría haberse enviado antes, repasando documentos que todos podrían haber leído o reconstruyendo después quién dijo qué y qué tarea quedó pendiente.

Hoy muchas de esas funciones pueden resolverse de otra manera. La IA puede ayudar a investigar un tema, ordenar antecedentes, preparar una agenda, registrar una conversación, resumirla, identificar acuerdos y convertirlos en tareas de seguimiento. El efecto sobre las reuniones puede ser importante: cuando informar resulta cada vez más fácil, reunirse necesita ofrecer algo distinto. Eso eleva la exigencia para congresos, convenciones, juntas corporativas y encuentros profesionales. Viajar implica tiempo, boletos, hospedaje y días fuera de la oficina. Incluso una reunión de una hora frente a una pantalla compite con otras tareas y decisiones.

Lo importante surge cuando ocurre algo que quizás no habría sucedido leyendo un documento: una discusión modifica una decisión, dos personas encuentran una solución, una negociación avanza, una idea se construye entre varios o una relación adquiere suficiente confianza para producir algo después. Núñez utiliza una expresión que ayuda a entender el papel que puede tener la tecnología en ese proceso: “El futuro del trabajo no es reemplazo. Es coevolución entre humanos e IA”. Para la industria de reuniones, esa idea tiene una consecuencia práctica. La inteligencia artificial puede asumir parte del trabajo que rodea a un encuentro sin sustituir aquello que justifica la presencia de las personas.

Antes de una reunión puede organizar información y contexto. Durante ella puede ayudar a registrar lo que ocurre. Después puede convertir una conversación extensa en acuerdos, responsables y siguientes pasos. Núñez mencionó Granola como ejemplo de herramientas que permiten capturar una reunión y trabajar posteriormente con lo que ocurrió en ella. El cambio parece pequeño hasta que se piensa en el uso de la atención. Si una persona ya no necesita dedicar buena parte de la conversación a tomar notas o reconstruir después lo ocurrido, puede escuchar mejor, preguntar, detectar matices y participar en la decisión que se está tomando. La tecnología resuelve una parte. La otra depende del criterio.

Ése es uno de los puntos en los que Núñez insiste con mayor fuerza. Tener acceso a inteligencia artificial no equivale automáticamente a trabajar mejor. Hay que saber qué preguntar, qué fuente utilizar, qué respuesta merece confianza, qué dato debe revisarse y qué decisión continúa perteneciendo a una persona. También cambia la forma de entender la capacitación. Para Núñez, aprender a trabajar con inteligencia artificial empieza a parecerse a lo que ocurrió años atrás con el correo electrónico: dejó de ser una habilidad reservada a especialistas y terminó incorporándose a la vida cotidiana de las organizaciones. La diferencia es que ahora las herramientas intervienen en tareas mucho más complejas: investigar, estudiar, razonar, crear, construir, automatizar y auditar. El criterio adquiere más valor precisamente porque las máquinas pueden hacer más cosas.

En una empresa de eventos, por ejemplo, la IA puede comparar propuestas de proveedores, ordenar antecedentes de un cliente, sintetizar evaluaciones de asistentes o ayudar a preparar un primer presupuesto. Ninguna de esas capacidades determina por sí sola qué proveedor ofrece menor riesgo, qué experiencia corresponde al objetivo del evento o qué decisión conviene tomar cuando aparecen intereses contradictorios. Ahí siguen pesando la experiencia, el contexto y el juicio profesional. Núñez lleva esa relación entre experiencia humana e inteligencia artificial a otro terreno especialmente interesante: los “algoritmos humanos”. Los describe como la arquitectura invisible de la inteligencia humana. Son maneras de resolver problemas que una persona experimentada ha construido durante años y que muchas veces nunca se documentan.

En la industria de reuniones abundan esos algoritmos. El meeting planner que detecta un riesgo operativo antes de que aparezca. El DMC que sabe qué proveedor puede responder cuando algo cambia a última hora. El responsable de un recinto que reconoce cuándo un flujo de asistentes empezará a generar un problema. El vendedor que identifica en una conversación el momento preciso para dejar de presentar y comenzar a preguntar. Ese conocimiento suele permanecer en la cabeza de quien lo desarrolló, y la inteligencia artificial abre la posibilidad de observarlo, documentarlo y convertirlo en un proceso que otras personas puedan aprender.

Núñez pone como ejemplo el análisis de las llamadas de los mejores vendedores de una organización. Al compararlas con las de quienes obtienen resultados promedio pueden aparecer patrones: qué preguntas hacen, en qué orden, cómo responden una objeción, cuánto escuchan, en qué momento presentan una propuesta y qué seguimiento realizan después. El objetivo no consiste en fabricar copias de la persona que vende mejor. Lo útil es identificar qué sabe hacer y volver visible aquello que hasta entonces dependía únicamente de su intuición.

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Aplicado a eventos, el potencial es enorme. Una organización podría documentar cómo sus mejores profesionales evalúan una sede, anticipan contingencias, construyen una experiencia o interpretan las necesidades de un cliente. Ese conocimiento podría incorporarse a procesos de capacitación y ayudar a que la experiencia acumulada no desaparezca cada vez que alguien cambia de empresa o abandona la industria. También obliga a mirar de otra manera la productividad de una reunión. Una transcripción completa puede ser útil. Un resumen automático puede ahorrar tiempo. Una lista de pendientes puede mejorar el seguimiento. Ninguna de esas cosas demuestra que la reunión haya valido la pena.

La señal está en lo que ocurrió después. ¿Se tomó una decisión que estaba detenida? ¿Se resolvió una diferencia? ¿Apareció una idea que ninguna persona llevaba preparada? ¿Se entendió mejor un problema? ¿Se abrió una oportunidad comercial? ¿Alguien cambió de posición después de escuchar a otro? Esas preguntas importan también para quienes diseñan congresos y convenciones. Un programa puede estar lleno de sesiones y aun así ofrecer pocas oportunidades para conversar, contrastar ideas o trabajar sobre problemas reales.

La inteligencia artificial puede ayudar a preparar mejores contenidos y personalizar experiencias, pero también puede hacer evidente cuándo una sesión se limita a transmitir información que el asistente habría podido consumir de otra manera. La primera decisión ocurre mucho antes de elegir formato, escenario o tecnología: determinar qué merece reunir a las personas. Tal vez una consecuencia inesperada de la inteligencia artificial sea que terminemos teniendo menos reuniones que sólo sirven para informar y más encuentros capaces de justificar el tiempo que pedimos a quienes participan.

Vilma Núñez cerró esa reflexión con una frase que también funciona como advertencia para cualquier profesional que intente competir haciendo únicamente aquello que una herramienta puede ejecutar cada vez mejor: “No compitas por tareas. Compite por pensamiento.” Para una industria que vive de reunir personas, puede ser una de las mejores razones para volver a pensar qué debería ocurrir cuando conseguimos tenerlas juntas.

Vilma Núñez es empresaria, conferencista internacional, autora, consultora estratégica y educadora especializada en inteligencia artificial, liderazgo, negocios, marketing y ventas. Es doctora en Publicidad y Relaciones Públicas, fundadora de Grupo Convierte Más y cofundadora de Vilma.ai, desde donde trabaja en la aplicación de inteligencia artificial a empresas, equipos y procesos de toma de decisiones.