La cadena de valor de la industria de reuniones de Guadalajara convirtió un encuentro con meeting planners en una demostración de lo que ocurre cuando destino, recintos, conectividad, producción, tecnología y entretenimiento trabajan como una sola experiencia.

Un desayuno, una pantalla, algunos videos y una presentación sobre las capacidades de Guadalajara para recibir congresos y convenciones. Ese era el planteamiento inicial. Hasta que surgió una pregunta bastante lógica: si quienes estarían sentados frente al escenario se dedican precisamente a crear experiencias, ¿por qué explicarles lo que Guadalajara puede hacer en lugar de hacérselo vivir?

La respuesta ocurrió en la Ciudad de México. Lo que pudo ser una presentación tradicional de destino terminó convertido en un evento producido para quienes producen eventos: iluminación, pantallas, audio, conducción, tecnología, música en vivo, bailarines y una secuencia que durante la mañana fue llevando a los invitados de una emoción a otra. En las mesas estaban meeting planners y profesionales de la industria; alrededor de ellos, una parte de la cadena de valor de Guadalajara demostraba, trabajando, aquello que había venido a vender.

La intención era justamente ésa. La Oficina de Visitantes y Convenciones de Guadalajara (OFCV) y las empresas participantes no quisieron construir el encuentro desde una suma de presentaciones individuales, sino desde la colaboración. Cada integrante aportó una pieza para que el resultado funcionara como lo hace un evento: nadie explica demasiado su parte cuando todas las partes están funcionando.

Liliana Sarabia, directora general de PALCCO, llevó esa lógica a una definición sencilla: “Es una suma de voluntades”. Desde el recinto, explicó, buscaron inspirar a otros socios comerciales para construir juntos una propuesta que mostrara la amplitud de Guadalajara y particularmente las posibilidades de su zona norponiente, donde convergen hoteles, transportación, experiencias vinculadas con el tequila y espacios para reuniones. PALCCO puede complementar a los grandes recintos, pero también recibir por sí mismo encuentros de distintos formatos: entre el Foro Ágora, con capacidad para 5 mil personas; Moncayo, para 1,800; la Sala Velázquez y sus terrazas, puede albergar eventos de hasta 7 mil asistentes.

“Es una suma de voluntades, es una suma de querer generar y querer producir negocio para nuestros ciudadanos.” – Liliana Sarabia, directora general de PALCCO

Por eso la música tampoco fue incidental. Edgar Echeverría, propietario de Doppler, agrupación con base en Guadalajara integrada por siete cantantes, cuatro bailarines y tres músicos, explicó que sus espectáculos realizan un recorrido cercano a las 100 canciones y que detrás de la aparente espontaneidad existe una planeación precisa.

“Así como planeas un timing y un minuto a minuto, debemos programar una cadencia musical que te conecte, te atrape, explote y finalmente haga un gran cierre.” – Edgar Echeverría, propietario de Doppler

Y ocurrió. Las canciones fueron cambiando de época, intensidad y ánimo. All You Need Is Love consiguió las primeras manos levantadas; después llegaron temas en español, rock, pop, nostalgia y ese momento en el que Me vale, de Molotov, terminó de borrar la frontera entre escenario y mesas. Más tarde apareció un robot bailando entre los asistentes. Para entonces, los teléfonos estaban arriba, las cámaras buscando imágenes y buena parte del salón había dejado de comportarse como público. Ese resultado también había sido diseñado.

“Ustedes fueron el evento”, resumió Echeverría. El concepto original, recordó, contemplaba el formato conocido: desayuno, pantalla, videos y exposición. Pero frente a una audiencia formada por meeting planners y especialistas en congresos y convenciones, la decisión fue otra: producir una experiencia semejante a las que ellos mismos construyen para sus clientes.

Mientras el espectáculo demostraba una manera de hacer las cosas, Gustavo Staufert, director general de la OFCV Guadalajara, puso sobre la mesa otro argumento: la industria de reuniones de la ciudad tampoco puede entenderse solamente a partir de su recinto más conocido.

Al retomar una conversación previa con Panorama Turístico, Staufert recordó que Expo Guadalajara genera alrededor de 4% de las reuniones que se realizan en el destino, aunque por la dimensión de esos encuentros concentre cerca de 40% de los asistentes. La proporción ayuda a mirar de otra manera el ecosistema: el recinto es una pieza fundamental, pero alrededor existe una oferta mucho más extensa para reuniones de diferentes formatos y tamaños.

En esa conversación aparecieron PALCCO y espacios capaces de incorporar componentes culturales y de identidad a un programa de reuniones. Entre ellos destacó Tequila Lab, desarrollado con participación del Consejo Regulador del Tequila y la Cámara Nacional de la Industria Tequilera, cuya colección y propuesta permiten integrar uno de los símbolos más reconocibles de Jalisco a una experiencia para grupos.

También apareció la conectividad. Staufert destacó nuevas rutas de Volaris que enlazan Guadalajara con Querétaro, Zacatecas y San Luis Potosí, mercados cuya conexión directa amplía las posibilidades para congresos y encuentros regionales. Y en el horizonte inmediato está IBTM Americas, donde Guadalajara prepara nuevos anuncios y volverá a encontrarse con buena parte de los profesionales convocados esta mañana.

Héctor Aguirre, director general de Sinfin, confirmó que esa fue precisamente la intención de quienes impulsaron el encuentro: mostrar que Guadalajara cuenta con alternativas adicionales a las que tradicionalmente identifica el mercado. “Es una suma de los esfuerzos de todas las marcas”, señaló al explicar que fueron las propias empresas de la cadena de valor las que se organizaron para construir la experiencia. Su participación, además, permitió convertir el concepto en demostración: producción y live entertainment para enseñar, frente a los propios organizadores, “de lo que somos capaces de producir”.

“La intención de este evento es que la gente vea que tenemos más cosas en Guadalajara, tenemos otras alternativas.” – Héctor Aguirre, director general de Sinfin

Pero quizá el mensaje más importante no estuvo en ninguno de esos elementos por separado. Estuvo en verlos juntos.

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Un destino puede tener recintos, hoteles, vuelos, proveedores, tecnología, entretenimiento y espacios alternativos y, aun así, obligar al organizador a ensamblar las piezas. Lo que Guadalajara quiso mostrar fue algo diferente: una cadena de valor que se conoce, se coordina y es capaz de sentarse alrededor de una misma idea para convertirla en experiencia.

Por eso esta mañana hubo un momento en que dejó de importar quién había llevado las pantallas, quién operaba el audio, quién había contratado el entretenimiento o quién había convocado a los invitados. El producto era el conjunto.

Eso también explica por qué el desayuno terminó diciendo bastante más sobre Guadalajara que una sucesión de cifras y videos promocionales. La ciudad no renunció a hablar de infraestructura, conectividad o recintos. Simplemente decidió ponerlos en el contexto que verdaderamente interesa a quien organiza una reunión: qué puede ocurrir cuando todos esos recursos empiezan a trabajar juntos.

Al final, la mejor presentación de Guadalajara estaba sucediendo frente a los invitados. No les explicaron a los organizadores de eventos lo que podían hacer. Les produjeron uno.