La industria de reuniones ha avanzado en infraestructura, pero todavía enfrenta dificultades para garantizar que todas las personas participen en las mismas condiciones. En entrevista con Panorama Turístico, Diego Pardo, vicepresidente de Comunicaciones y Mercadeo de MPI Capítulo Colombia, explica por qué la inclusión debe comenzar desde la planeación y cómo el encuentro La misma puerta busca convertir ese principio en compromisos verificables.

Una rampa de acceso, un elevador y baños adaptados pueden hacer que un recinto cumpla con ciertos requisitos de accesibilidad. Sin embargo, eso no garantiza que una persona con discapacidad pueda participar plenamente en un congreso, intervenir en una conferencia, establecer relaciones profesionales o subir al escenario. La diferencia entre permitir el acceso y garantizar la participación sigue siendo uno de los desafíos pendientes para la industria de reuniones.

En Colombia, donde el sector ha avanzado en la incorporación de infraestructura accesible, los organizadores todavía enfrentan dificultades para integrar estas necesidades desde las primeras decisiones de un evento. Así lo reconoce Diego Pardo, vicepresidente de Comunicaciones y Mercadeo de MPI Capítulo Colombia, quien considera que el problema comienza mucho antes de recibir al primer asistente.

“En MPI Capítulo Colombia veníamos viendo algo que se repite en muchos eventos: la accesibilidad aparece al final, cuando el programa, el montaje y el presupuesto ya están cerrados”, explica en entrevista con Panorama Turístico. Como consecuencia, las soluciones terminan siendo improvisadas: una entrada secundaria para una persona usuaria de silla de ruedas, un espacio apartado dentro del salón o un intérprete de lengua de señas disponible únicamente cuando alguien lo solicita.

El diagnóstico no desconoce los avances de la industria colombiana. Cada vez más recintos cuentan con accesos, ascensores y servicios sanitarios accesibles, mientras los organizadores muestran mayor interés por atender estas necesidades. No obstante, Pardo distingue entre esa infraestructura y las condiciones necesarias para participar realmente. “Ese avance es lo que en el encuentro llamamos dejar entrar. Incluir todavía es la excepción”.

Una de las principales dificultades es que la accesibilidad rara vez forma parte del brief inicial. Cuando aparece después de contratar la sede, definir los servicios audiovisuales y distribuir el presupuesto, cualquier modificación se interpreta como un gasto adicional. A ello se suma el desconocimiento sobre los requerimientos que deberían considerarse durante el registro, la comunicación, el montaje y el desarrollo del programa.

Para el representante de MPI Colombia, el cambio comienza por reconocer que la accesibilidad debe tener una partida presupuestal desde el primer día, al mismo nivel que los servicios audiovisuales o el catering. También implica revisar aspectos que frecuentemente pasan inadvertidos al seleccionar un recinto, como las rutas de circulación, las condiciones de evacuación y la posibilidad de que cualquier conferencista pueda acceder al escenario.

En la operación cotidiana existen otras decisiones igualmente importantes. Un formulario de registro debe permitir que los asistentes comuniquen sus necesidades de participación; los materiales digitales requieren contrastes legibles y textos alternativos; los subtítulos y la interpretación en lengua de señas deben contemplarse desde la planeación, y el personal responsable de atender a los participantes necesita preparación previa.

Pero Pardo identifica una barrera todavía más profunda: la industria continúa diseñando experiencias para las personas con discapacidad sin incorporarlas suficientemente en las decisiones. Su participación suele limitarse a la condición de asistentes, cuando también deberían intervenir en la planeación y formar parte de los programas académicos como especialistas, conferencistas y panelistas.

A ello se agrega la falta de indicadores. Si los organizadores no registran qué necesidades tuvieron los asistentes, cuáles pudieron atenderse y cómo fue su experiencia, resulta difícil determinar si las medidas implementadas funcionaron o qué debe corregirse en futuros eventos.

Esta reflexión dio origen a La misma puerta, el tercer Encuentro Educativo de MPI Capítulo Colombia, programado para el 3 de diciembre de 2026 en el NH Collection Bogotá Teleport Royal, coincidiendo con el Día Internacional de las Personas con Discapacidad. La iniciativa reunirá a organizadores, proveedores y especialistas para abordar la accesibilidad universal, el diseño inclusivo y las decisiones que pueden transformar la experiencia de quienes participan en reuniones y eventos.

El programa contempla la conferencia inaugural de Reva Portillo, especialista en accesibilidad universal e inclusión, así como paneles sobre diseño de eventos, experiencias reales y herramientas dirigidas a planners y suppliers. También participarán expertos que abordarán el enfoque diferencial y su aplicación en la actividad turística y de reuniones.

Sin embargo, el elemento que distingue la propuesta de MPI Colombia no se encuentra únicamente en el programa académico, sino en lo que sus organizadores esperan conseguir al finalizar la jornada.

“Esperamos decisiones, no buenas intenciones”, afirma Pardo. La intención es que cada organizador o proveedor participante firme un compromiso escrito para incorporar una acción específica de accesibilidad en su próximo evento. Puede tratarse de incluir subtítulos en las sesiones, modificar el formulario de registro, verificar las condiciones del escenario o incorporar a una persona con discapacidad como experta dentro del programa.

La propuesta busca evitar que las conclusiones se conviertan en una relación de recomendaciones sin seguimiento. En lugar de solicitar numerosos compromisos, MPI Colombia plantea que cada profesional asuma una acción concreta, susceptible de comprobarse posteriormente.

El capítulo prevé consolidar estos acuerdos, acompañar su implementación mediante actividades de formación y presentar cada 3 de diciembre un reporte público sobre los avances alcanzados. De esta manera, la fecha dejaría de ser únicamente una ocasión para hablar de inclusión y se convertiría en un momento para revisar resultados.

“Pedimos una sola acción porque una decisión clara y verificable se cumple. Una lista larga de propósitos, por lo general, no”, sostiene el vicepresidente de Comunicaciones y Mercadeo.

La propuesta también abre una conversación que podría extenderse a otros países de América Latina. Aunque las condiciones de infraestructura, regulación y desarrollo profesional varían entre mercados, Pardo considera que buena parte de los desafíos observados en Colombia son compartidos por la industria regional.

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Por ello, MPI Colombia aspira a que La misma puerta pueda convertirse en un modelo replicable por otros capítulos, asociaciones y destinos, a partir de una metodología sencilla: identificar las barreras, aplicar soluciones durante el propio encuentro, establecer compromisos individuales y medir su cumplimiento cada año.

El planteamiento todavía no constituye un programa regional formal, pero sí una invitación a revisar prácticas habituales de la industria. Su aplicación no dependería necesariamente de grandes inversiones, sino de incorporar criterios de accesibilidad en las decisiones que organizadores y proveedores toman cotidianamente.

Para Pardo, la posibilidad de que otros capítulos adopten esta metodología permitiría que la conversación sobre inclusión adquiriera continuidad y se tradujera en cambios observables. Si cada 3 de diciembre los profesionales de reuniones pudieran identificar qué mejoró respecto del año anterior, el sector comenzaría a disponer de una referencia para evaluar sus avances.

El reto, por ahora, está en demostrar que esos compromisos pueden cumplirse. La primera prueba de La misma puerta llegará después del encuentro, cuando las decisiones firmadas por los participantes tengan que reflejarse en la organización de nuevos eventos. Ahí podrá comenzar a medirse la distancia entre permitir que alguien entre y garantizar que realmente forme parte de la experiencia.

Información del encuentro: La misma puerta, 3er Encuentro MPI Capítulo Colombia. Jueves 3 de diciembre de 2026, NH Collection Bogotá Teleport Royal. Programa e inscripciones en mpiencuentro.online. Panorama Turístico participa como medio aliado internacional.