Entre exponer y estar expuesto, exhibir y exhibirse.

Por Emmanuel Lamadrid*

Para algunas organizaciones el participar en Exposiciones representa una auténtica oportunidad de incrementar su mercado; muchas de ellas asisten a la misma expo desde años atrás y algunas buscan incorporarse en nuevos eventos alternos en los que participar. Existen también las organizaciones que participan en las Expos y comentan que los resultados no son favorables en su relación costo beneficio. ¿De qué depende? la línea es delgada pero muy clara.

El timing de participar en una Expo pudiera parecer incluso una analogía con la vida de una empresa, aunque ciertamente a una velocidad vertiginosa: los dos o tres días que en promedio dura una expo son un reflejo de la organización y su manera de enfrentar retos y oportunidades.

Una empresa que será expositora sabe que participará en un evento con relativa anticipación, en promedio tal vez con un mínimo de tres a seis meses, aunque hay algunas que incluso hasta por algunos años tienen ya reservados sus espacios. Hay una serie de aspectos importantes a considerar al ser expositor, cada uno de ellos de gran relevancia en cada una de las fases que componen un evento: antes, durante y después.

Aunque es larga la lista de actividades a tener presente en cada una de estas tres fases, lo relevante es realizarlas en su justo momento, bien y completas; esto marca la diferencia entre aquellas organizaciones que repiten e incrementan sus espacios en las Exposiciones y quienes viven un descalabro en la experiencia de participar.

En la vida de una organización sucede algo similar. Cuando el emprendedor o emprendedores visualizan una idea, la planean y la definen para ponerla en marcha, hay una serie de puntos a cubrir para llegar bien a la segunda etapa, que es ya la empresa comenzando a operar.

En las exposiciones, el haberse preparado previamente ayudará a tener un excelente desempeño, sin embargo ya durante los días de evento, a tiempo real, con cada situación de oportunidad que se presente, el nivel de receptibilidad del respectivo sector industrial, la coordinación, discurso, uso de herramientas de exposición, la alineación de la organización con la experiencia que brinde, entre otros, serán determinantes para que los dos o tres días (en promedio) que dura la Expo, se tengan los mejores resultados.

Las organizaciones se enfrentan también cada día a múltiples retos y oportunidades, y haber contado con una buena planeación del modelo de negocio ayudará (fase uno), pero el día a día y la operación (fase dos) irán definiendo a las misma.

La tercera fase, tanto en la participación en las exposiciones como en las organizaciones, no para. Si bien para una expo pudo haber existido una excelente preparación (desde seleccionar la ubicación en el plano del evento, un diseño de stand estratégico, objetivos cualitativos y cuantitativos, etc) y si también pudo haber existido una excelente participación durante el evento (objetivos de leads cumplidos, engagement, citas, vínculos con el sector, etc) lo que sigue no es tarea menor: todo el esfuerzo anteriormente hecho de nada valdrá si no se genera un plan de acción de seguimiento de todo lo acontecido: desde si se solicitaron mejoras a productos, pedidos, etc.

Esta tercera fase puede derivar o deriva en la culminación de la participación exitosa en exposiciones, y se tiene que conectar con la planeación del siguiente evento, de tal manera que sea una estrategia que le agregue valor, rentabilidad y reputación a la organización.

La tercera fase en las organizaciones y su éxito depende de cómo hayan sido las fases uno y dos. Si bien en la primera por ejemplo se logró contar con buen financiamiento para iniciar, posteriormente en la segunda fase se logra comenzar a operar y una capacidad instalada, la tercera fase tiene que ver con las bases y cimientos que generaron las previas fases ya que lo que sigue en principio es “mantener a flote el barco”, estar trabajando con el conocimiento que ya se tiene, pero con la mira al futuro, los ojos bien abiertos para reaccionar a lo que se necesite, ya que ahora sí se cuenta con información, experiencia y recursos para poder seguir adelante y crecer.

La diferencia de saber exponer y no estar expuesto a los riesgos que una falta de planeación puede implicar, tiene que ver con poner a prueba acertadamente toda la experiencia, que en el caso de los eventos, un “prueba” de dos o tres días, pude ser un excelente simulador para comprender cómo las organizaciones pueden y deben ser cada día más veloces, ágiles y precisas, tal como sucede en la participación en eventos, que solamente hay muy poco tiempo para demostrar con  precisión  la grandeza de toda una organización.

*Emmanuel Lamadrid Preciado, MBA, CEM – Master in Business Administration (MBA) por parte del Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresas (IPADE). – Certified in Exhibition Management
(CEM) por parte de la International Association of Exhibition and Events (IAEE). – Director General de DisplayArt “Soluciones Globales en Exposiciones” empresa especializada en diseño y montaje de eventos