*por Norma Ronces
Para una industria que produce globalmente lo equivalente a lo que sería la economía número trece a nivel mundial, el desconocimiento que se tiene de ella limita su potencial. ¿Qué sí, qué no es la Industria de Reuniones y a quién beneficia?
Para una industria que produce globalmente tantos dólares como para que, si la comparásemos con un país, sería la economía número trece, la de reuniones continúa siendo para muchos un sector desconocido o poco comprendido. Desde los estudiantes hasta las autoridades de gobierno, desde clientes y prestadores de servicios hasta la sociedad en general, Industria de Reuniones es aún un valioso mundo por descubrir.
Si es tu caso, acompáñame para desvelar sus misterios.
- ¿Por qué Industria de Reuniones?
Reunirnos es natural al ser humano desde siempre. Es en décadas más recientes cuando se le ha observado con mayor detenimiento y se le ha tratado de encasillar en algún sitio, especialmente en el Turismo. No obstante, los servicios turísticos son solo una parte de los que utilizamos al crear un evento, pues contratamos una diversidad de proveedores que convierten a la nuestra en una industria transversal: transportación, hospedaje, alimentos, producción y equipo audiovisual, tecnología, impresión, entretenimiento, entre otros. No contratas un conferencista en tus vacaciones. Es decir, vamos más allá de lo turístico, y lo hacemos también con nuestros conocimientos, ya que debemos aprender de múltiples disciplinas.
2. ¿Qué es y qué no es parte de la Industria de Reuniones?
Sí lo son las reuniones corporativas: desde diez directores en una sesión de todo un día fuera de sus oficinas, hasta grandes convenciones internacionales de cientos o miles de agentes de ventas. Viajes de incentivo pagados por una empresa para motivar a sus colaboradores o asociados. Congresos para sectores especializados con fines primordialmente académicos y de networking. Ferias y exposiciones comerciales que reúnen la oferta y la demanda de un mercado específico.
No se incluyen el bautizo de tu sobrino en su casa, la boda de tu prima en un hermoso jardín de su ciudad, el viaje de graduación, ni la asamblea religiosa dominical. Claro, todas son reuniones, pero de otra índole, con otros objetivos e impactos. No obstante, las bodas destino se han venido incorporando a la industria porque se trata de eventos que implican el viaje de la pareja y sus invitados a otro destino, en el cual consumirán servicios de hospedaje, banquetes, decoración, etc. En ocasiones, incluso resultan en un gasto mayor al de un evento corporativo.
3. ¿A quién benefician los eventos?
Más allá de lo interesantes o divertidos que puedan ser, en términos muy generales, los eventos tienen por fin el provocar un cambio en los participantes a través de la educación o el relacionamiento. Al tocar varios sectores económicos, más cuando se desarrollan en un destino distinto al de residencia de los participantes o de la empresa patrocinadora, producen una derrama económica en la localidad anfitriona. Cuando se les diseña con un enfoque sostenible, se genera un consumo de productos y servicios que benefician a la comunidad, no solo al dueño del evento. Además, poner un enfoque humano permitirá reconfigurar sesiones y actividades de modo que resulten en algo más asequible y productivo para la mayoría de los participantes.
En los destinos que son conscientes del valor de las reuniones, la proveeduría local se involucra no solo para vender lo propio, sino para ayudar a las empresas a organizar actividades de impacto social o ambiental positivo, así como para impulsar la capacitación de su propia gente, de modo que los eventos sean atendidos por profesionales.
4. ¿Quién hace eventos?
Bueno, eventos los puede hacer “cualquiera”. Pero, yo invito a los interesados a no solo “hacer eventos” u “organizar reuniones” o “vender un conjunto de servicios”, sino a que trabajemos en TRANSFORMAR eventos, en transformar ideas en eventos de éxito conjunto, en transformar la realidad de más de un participante o residente.
Esto es, los eventos se diseñan desde su mera concepción. No se trata nada más de contratar un salón, unas pantallas y llevar comida a los participantes; o de cotizar un hotel del mismo modo para el vacacionista que para el congresista. Primero, hay que tener claro cuál es el su evento: ¿para quién, para qué, por qué lo hacemos, qué queremos que suceda a su término? Entonces, será posible seleccionar los servicios y productos que funcionen para ese evento en particular.
Nada hacemos solos. Cuando un proveedor se involucra en conocer a dónde el grupo quiere llegar, tendrá el poder de armar una propuesta adecuada para agregar su granito de arena en la construcción del proyecto. No hay dos eventos iguales, así se trate del mismo cliente o la misma sede.
Para aprovechar todo el potencial que tienen las reuniones, es vital que desde la academia hasta las altas esferas gubernamentales y corporativas se genere conciencia sobre el papel de quienes participamos en su creación.
Si quieres saber más sobre el tema, te invito a leer El Mágico Mundo de la Industria de Reuniones 2ª. ed., un libro que es un compendio de información, conocimiento, consejos y experiencia, destinado a transformarte en Alquimista de Eventos: un profesional comprometido, capaz de ir y hacer más allá en pro de sus eventos, de sus clientes, de sus colegas. Visita https://formacionae.com.mx/libro para mayor información y compra en formato físico o digital.
#HazAlquimia
*Norma Ronces Alquimista de Eventos Corporativos y Potenciadora de Meeting Planners Profesionales Instagram: http://www.instagram.com/FormacionAE
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